دليل الأمان لأصحاب الأعمال: كيف تحمي عملك؟

امتلاك الأعمال الصغيرة ليس لضعاف القلوب. ذلك لأن أي وقت تدخل فيه في عمل تجاري لنفسك، فإنك بلا شك تتحمل بعض المخاطر. في الواقع، واحدة من الأنشطة الأكثر أهمية لأي صاحب عمل صغير هي تقييم المخاطر التي يواجهها، ثم وضع بعض الضمانات والحمايات في مكانها.

ما هي المخاطر التجارية الأكثر شيوعًا؟

للبدء، قم بتصنيف بعض المخاطر الأكثر شيوعًا للأعمال الصغيرة. يمكن أن تختلف التعرضات للمخاطر اعتمادًا على الصناعة، ولكن قد تبدو قائمة المخاطر النموذجية كما يلي:

• مخاطر الأمن السيبراني. تميل الأعمال الصغيرة إلى أن تكون أهدافًا رئيسية للقراصنة. يمكن أن يؤدي حادث أمني سيبراني أو اختراق للبيانات إلى إلحاق ضرر بالسمعة وتكاليف قانونية ضخمة.
• الاضطراب الاقتصادي. ببساطة، الأسواق الاقتصادية تتغير طوال الوقت، وفي هذا المد والجزر قد تفقد الأعمال الصغيرة اتجاهها. يمكن أن تؤثر الركود والتحولات في إنفاق المستهلكين على أي عمل تجاري تقريبًا.
• المنافسة. بينما يمكن أن تكون المنافسة الصحية شيئًا جيدًا، فإن وجود عدد كبير من المنافسين يمكن أن يقلل من حصة السوق الخاصة بعملك، مما يؤدي إلى تقليل الإيرادات.
• التقاضي. نعيش في مجتمع يتزايد فيه اللجوء إلى القضاء، ولا توجد صناعة حقًا حيث تكون الأعمال التجارية آمنة وواضحة من الدعاوى القضائية المحتملة.

هذه مجرد بعض المخاطر الأكثر شيوعًا التي يجب أن يكون أصحاب الأعمال على دراية بها. الآن السؤال هو، ما هي بعض أفضل الضمانات التي يمكن وضعها في مكانها؟

كيفية تقليل مخاطر عملك

هناك عدة خطوات يمكن لأصحاب الأعمال الصغيرة اتخاذها للحفاظ على تعرضهم للمخاطر عند الحد الأدنى. ضع في اعتبارك بعض أفضل الممارسات.

تسجيل عملك كشركة ذات مسؤولية محدودة (LLC)

واحدة من أهم القرارات التي ستتخذها بشأن عملك هي أي هيكل قانوني ستستخدمه. يمكن أن يؤثر الهيكل القانوني الذي تختاره لعملك على كل جانب من جوانب تشغيل العمل تقريبًا، بما في ذلك إدارة المخاطر.

تبدأ العديد من الأعمال الصغيرة كشركات فردية. تعني الشركة الفردية أن شخصًا واحدًا يتخذ جميع القرارات، ويطالب بجميع الإيرادات، ويتحمل جميع الديون والمسؤوليات. هناك بالتأكيد بعض المزايا لهذا الشكل، ولكن أيضًا عيب رئيسي واحد: الشركات الفردية لا تقدم أي شيء في طريق الوساطة القانونية.

لحماية المخاطر، سيكون الخيار الأفضل هو تسجيل عملك كشركة ذات مسؤولية محدودة (LLC). عندما تقوم بذلك، فإنك تؤسس عملك ككيان قانوني متميز، مما يعني أنك قادر على فصل أصول العمل والالتزامات عن أصولك الشخصية. النتيجة هي أنك يمكن أن تحد بشكل كبير من تعرضك للمخاطر، ليس فقط للتقاضي المحتمل ولكن أيضًا للدائنين العدوانيين.

يمكن أن تختلف الخطوات المتبعة في تسجيل شركة ذات مسؤولية محدودة من ولاية إلى أخرى. على سبيل المثال، ستبدو المتطلبات لبدء شركة ذات مسؤولية محدودة في تكساس مختلفة قليلاً عن تلك في نيويورك. بشكل عام، من الضروري اختيار وكيل مسجل، وتقديم مواد التنظيم، ودفع رسوم التسجيل في الولاية، والمطالبة برقم تعريف صاحب العمل (EIN) من مصلحة الضرائب.

إنشاء اتفاقية تشغيل

طريقة أخرى للأعمال الصغيرة لتقليل المخاطر هي بإنشاء اتفاقية تشغيل. بينما ليس هذا المستند إلزاميًا قانونيًا، يمكن أن يساعد أي شركة ذات مسؤولية محدودة في تجنب أنواع معينة من المخاطر... تحديدًا، خطر الاحتكاك القانوني مع الشركاء التجاريين المحتملين.

ببساطة، توضح اتفاقية التشغيل الأدوار والمسؤوليات داخل المنظمة، وتحدد الطرق التي يشارك بها الشركاء في الواجبات والإيرادات والالتزامات. وجود اتفاقية تشغيل يقلل بشكل كبير من خطر تورطك في دعوى قضائية في حال تدهورت أي من علاقاتك التجارية.

تنفيذ أساسيات الأمن السيبراني

بالنسبة لأي عمل صغير، يلوح خطر اختراق البيانات بشكل كبير. لحسن الحظ، هناك عدد من الطرق التي يمكن بها تقليل هذا الخطر، معظمها فقط من خلال الالتزام بأفضل ممارسات تكنولوجيا المعلومات. تتضمن الأمثلة:

• ضمان تدريب موظفيك بشكل كامل على تحديد المخاطر، واستخدام كلمات المرور، وغيرها من أساسيات تكنولوجيا المعلومات.
• استخدام جدران الحماية وبرامج التشفير لحماية البيانات الحساسة.
• وجود خطة لاستعادة البيانات، بما في ذلك النسخ الاحتياطي الروتيني للبيانات.

الحصول على التأمين المناسب

التأمين هو واحد من أهم الأدوات لتقليل مخاطر الأعمال. بينما يمكن أن تختلف أنواع التأمين المطلوبة حسب العمل والولاية، هناك عدد من الخيارات التي يجب مراعاتها. تشمل هذه الخيارات تغطية المسؤولية العامة، تعويض العمال، تأمين الأخطاء والسهو، والمزيد.

أفضل طريقة لتقييم احتياجات التأمين الخاصة بشركتك، ولضمان حصولك على التغطية المناسبة، هي التحدث مباشرة مع وسيط تأمين مستقل.

تنويع مصادر الإيرادات

بينما لا يوجد عمل صغير آمن تمامًا من التراجع في الأسواق والتحولات الاقتصادية الأخرى، هناك بعض الممارسات الأساسية التي يمكن أن تساعد في الحفاظ على مستويات المخاطر تحت السيطرة. واحدة من أهم الطرق لتقليل المخاطر الاقتصادية هي من خلال تنويع مصادر الإيرادات. 

بدلاً من الاعتماد على مصدر دخل واحد (وضع كل البيض في سلة واحدة، كما يقولون)، من المهم البحث عن أسواق متعددة أو جماهير مستهلكين. التنويع هو واحدة من أفضل الطرق لتحقيق مرونة اقتصادية أكبر.

التخطيط للأزمات

أخيرًا، تذكر أن الأزمات يمكن أن تحدث لأي عمل وفي أي وقت، سواء في شكل جائحة، أو كارثة طبيعية، أو هجوم سيبراني، أو خطأ في العلاقات العامة. من المهم وجود خطة للاستجابة لأي أزمة، وللتخفيف من العواقب.

يجب أن تتضمن خطتك للأزمات استراتيجيات الاتصال وخطوات التعافي، بالإضافة إلى أي احتياطات قانونية يجب اتخاذها بناءً على المشورة.

اجعل الأمان محورًا في عملك الصغير

أي شيء يستحق القيام به سيأتي مع القليل من المخاطر. بالنسبة لأصحاب الأعمال الصغيرة، يمكن أن تكون هذه المخاطر مخيفة، ولكن لحسن الحظ، هناك الكثير من الخطوات التي يمكن أن تحافظ على مستويات المخاطر تحت السيطرة. تجعل هذه الاستراتيجيات من الممكن الشعور براحة نسبية أثناء السعي لتحقيق نجاح الأعمال الصغيرة.