Guía de Seguridad para Propietarios de Negocios: ¿Cómo Proteger su Negocio?

Ser propietario de una pequeña empresa no es para los débiles de corazón. Eso es porque cada vez que inicias un negocio por tu cuenta, inevitablemente asumes algún riesgo. De hecho, una de las actividades más críticas para cualquier propietario de una pequeña empresa es evaluar los riesgos que enfrentan y luego implementar algunas salvaguardas y protecciones.

¿Cuáles son los riesgos comerciales más comunes?

Para comenzar, cataloga algunos de los riesgos más comunes para las pequeñas empresas. Las exposiciones a riesgos específicos pueden variar según la industria, pero un inventario típico de riesgos podría verse algo así:

• Riesgos de ciberseguridad. Las pequeñas empresas tienden a ser objetivos principales para los hackers. Un incidente de ciberseguridad o una violación de datos puede llevar a daños reputacionales y enormes costos legales.
• Inestabilidad económica. En pocas palabras, los mercados económicos están cambiando todo el tiempo, y en ese flujo y reflujo, una pequeña empresa podría perder su rumbo. Las recesiones y los cambios en el gasto del consumidor pueden afectar prácticamente a cualquier negocio.
• Competencia. Aunque tener algo de competencia saludable puede ser algo bueno, demasiados competidores pueden reducir la cuota de mercado de tu negocio, causando una disminución en los ingresos.
• Litigios. Vivimos en una sociedad cada vez más litigiosa, y realmente no hay ninguna industria donde las empresas estén seguras y libres de posibles demandas.

Estos son solo algunos de los riesgos más comunes que los propietarios de negocios deben tener en cuenta. Ahora la pregunta es, ¿cuáles son algunas de las mejores salvaguardas para implementar?

Cómo mitigar el riesgo de tu negocio

Hay varios pasos que los propietarios de pequeñas empresas pueden tomar para mantener su exposición al riesgo al mínimo. Considera algunas de las mejores prácticas.

Registra tu negocio como una LLC

Una de las decisiones más formativas que tomarás sobre tu negocio es qué estructura legal emplear. La estructura legal que elijas para tu negocio puede afectar prácticamente todos los aspectos de la operación del negocio, incluida la gestión de riesgos.

Muchas pequeñas empresas comienzan como Propietarios Únicos. Un Propietario Único significa que una persona toma todas las decisiones, reclama todos los ingresos y asume todas las deudas y responsabilidades. Ciertamente hay algunas ventajas en este formato, pero también un gran inconveniente: los Propietarios Únicos no ofrecen nada en cuanto a mediación legal.

Para la protección contra riesgos, una mejor opción sería registrar tu negocio como una Sociedad de Responsabilidad Limitada, o LLC. Al hacerlo, estableces tu negocio como una entidad legal distinta, lo que significa que puedes mantener los activos y pasivos del negocio separados de los personales. La ventaja es que puedes limitar significativamente tu exposición al riesgo, no solo a posibles litigios sino también a acreedores agresivos.

Los pasos involucrados en registrar una LLC pueden cambiar de un estado a otro. Por ejemplo, los requisitos para iniciar una LLC en Texas serán un poco diferentes de los de Nueva York. En términos generales, sin embargo, es necesario seleccionar un Agente Registrado, presentar los Artículos de Organización, pagar la tarifa de registro estatal y reclamar un EIN del IRS.

Crear un Acuerdo Operativo

Otra forma en que las pequeñas empresas pueden mitigar el riesgo es creando un Acuerdo Operativo. Aunque este documento no es legalmente obligatorio, puede ayudar a cualquier LLC a evitar ciertos tipos de riesgo… específicamente, el riesgo de fricciones legales con posibles socios comerciales.

Básicamente, un Acuerdo Operativo aclara roles y responsabilidades dentro de la organización, indicando las formas en que los socios comparten deberes, ingresos y responsabilidades. Tener un Acuerdo Operativo reduce significativamente el riesgo de verse envuelto en una demanda si alguna de tus relaciones comerciales se deteriora.

Implementar conceptos básicos de ciberseguridad

Para cualquier pequeña empresa, el riesgo de una violación de datos es grande. Afortunadamente, hay varias formas en que este riesgo puede mitigarse, principalmente simplemente adhiriéndose a las mejores prácticas de TI. Algunos ejemplos incluyen:

• Asegurarse de que tus empleados estén completamente capacitados en identificación de riesgos, uso de contraseñas y otros aspectos esenciales de TI.
• Usar firewalls y software de encriptación para proteger datos sensibles.
• Tener un plan de recuperación de datos en su lugar, incluyendo copias de seguridad de datos de rutina.

Obtener seguros relevantes

El seguro es una de las herramientas más importantes para mitigar el riesgo empresarial. Aunque los tipos de seguridad requeridos pueden variar según el negocio y el estado, hay varias opciones a considerar. Estas incluyen cobertura de responsabilidad general, compensación laboral, seguro de errores y omisiones, y más.

La mejor manera de evaluar las necesidades específicas de seguros de tu empresa, y asegurarte de tener la cobertura adecuada, es hablar directamente con un corredor de seguros independiente.

Diversificar las fuentes de ingresos

Aunque ninguna pequeña empresa está completamente a salvo de las recesiones del mercado y otros cambios económicos, hay algunas prácticas básicas que pueden ayudar a mantener los niveles de riesgo bajo control. Una de las formas más importantes de minimizar el riesgo económico es a través de fuentes de ingresos diversificadas. 

En lugar de depender de una sola fuente de ingresos (poner todos los huevos en una sola canasta, por así decirlo), es importante buscar múltiples mercados o audiencias de consumidores. La diversificación es una de las mejores maneras de lograr una mayor resiliencia económica.

Planificar para crisis

Finalmente, recuerda que las crisis pueden ocurrirle a cualquier negocio y en cualquier momento, ya sea en forma de una pandemia, un desastre natural, un ciberataque o un problema de relaciones públicas. Es importante tener un plan en su lugar para responder a cualquier crisis y mediar en las consecuencias.

Tu plan de crisis debe delinear estrategias de comunicación y pasos de recuperación, así como cualquier precaución legal que deba tomarse bajo asesoramiento.

Haz de la seguridad una prioridad en tu pequeña empresa

Cualquier cosa que valga la pena hacer vendrá con un poco de riesgo. Para los propietarios de pequeñas empresas, este riesgo puede ser aterrador, pero afortunadamente, hay muchos pasos que pueden mantener los niveles de riesgo bajo control. Estas estrategias hacen posible sentir una relativa tranquilidad mientras persigues el éxito de tu pequeña empresa.