Sicherheitsleitfaden für Geschäftsinhaber: Wie schützen Sie Ihr Unternehmen?

Der Besitz eines kleinen Unternehmens ist nichts für schwache Nerven. Das liegt daran, dass man jedes Mal, wenn man ein eigenes Unternehmen gründet, zwangsläufig ein gewisses Risiko eingeht. Tatsächlich gehört es zu den wichtigsten Aufgaben eines jeden Kleinunternehmers, die Risiken, denen er ausgesetzt ist, zu bewerten und dann einige Schutzmaßnahmen und Vorkehrungen zu treffen.

Was sind die häufigsten Geschäftsrisiken?

Zunächst einmal sollten Sie einige der häufigsten Risiken für kleine Unternehmen katalogisieren. Die spezifischen Risikofaktoren können je nach Branche variieren, aber ein typisches Risikoinventar könnte in etwa so aussehen:

• Cybersecurity-Risiken. Kleine Unternehmen sind oft bevorzugte Ziele für Hacker. Ein Cybersecurity-Vorfall oder eine Datenpanne kann zu Reputationsschäden und massiven Rechtskosten führen.
• Wirtschaftliche Turbulenzen. Einfach ausgedrückt, ändern sich die Wirtschaftsmärkte ständig, und in diesem Auf und Ab kann ein kleines Unternehmen seine Orientierung verlieren. Rezessionen und Veränderungen im Konsumverhalten können praktisch jedes Unternehmen betreffen.
• Konkurrenz. Während ein gewisses Maß an gesunder Konkurrenz eine gute Sache sein kann, kann eine zu große Anzahl von Wettbewerbern den Marktanteil Ihres Unternehmens schrumpfen lassen und zu sinkenden Einnahmen führen.
• Rechtsstreitigkeiten. Wir leben in einer zunehmend streitlustigen Gesellschaft, und es gibt wirklich keine Branche, in der Unternehmen vor potenziellen Klagen sicher und geschützt sind.

Dies sind nur einige der häufigsten Risiken, die Geschäftsinhaber beachten sollten. Nun stellt sich die Frage, welche Schutzmaßnahmen am besten geeignet sind?

Wie man Geschäftsrisiken mindert

Es gibt mehrere Schritte, die Kleinunternehmer unternehmen können, um ihre Risikobelastung auf ein Minimum zu reduzieren. Hier sind einige bewährte Praktiken.

Registrieren Sie Ihr Unternehmen als GmbH

Einer der wichtigsten Entscheidungen, die Sie über Ihr Unternehmen treffen werden, ist die Wahl der Rechtsform. Die von Ihnen gewählte Rechtsform kann praktisch jeden Aspekt des Geschäftsbetriebs beeinflussen, einschließlich des Risikomanagements.

Viele kleine Unternehmen beginnen als Einzelunternehmen. Ein Einzelunternehmen bedeutet, dass eine Person alle Entscheidungen trifft, alle Einnahmen beansprucht und alle Schulden und Verbindlichkeiten übernimmt. Es gibt sicherlich einige Vorteile dieses Formats, aber auch einen großen Nachteil: Einzelunternehmen bieten keinerlei rechtliche Vermittlung.

Für den Risikoschutz wäre es eine bessere Option, Ihr Unternehmen als Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) zu registrieren. Wenn Sie dies tun, etablieren Sie Ihr Unternehmen als eigenständige Rechtseinheit, was bedeutet, dass Sie Geschäftsvermögen und -verbindlichkeiten von Ihren persönlichen trennen können. Der Vorteil ist, dass Sie Ihre Risikobelastung erheblich begrenzen können, nicht nur gegenüber potenziellen Rechtsstreitigkeiten, sondern auch gegenüber aggressiven Gläubigern.

Die Schritte zur Registrierung einer GmbH können von Staat zu Staat unterschiedlich sein. Zum Beispiel werden die Anforderungen zur Gründung einer GmbH in Texas etwas anders aussehen als in New York. Im Allgemeinen ist es jedoch notwendig, einen Registered Agent auszuwählen, Gründungsunterlagen einzureichen, die staatliche Registrierungsgebühr zu zahlen und eine EIN von der IRS zu beantragen.

Erstellen Sie eine Betriebsvereinbarung

Eine weitere Möglichkeit für kleine Unternehmen, Risiken zu mindern, besteht darin, eine Betriebsvereinbarung zu erstellen. Obwohl dieses Dokument rechtlich nicht zwingend erforderlich ist, kann es jeder GmbH helfen, bestimmte Arten von Risiken zu vermeiden, insbesondere das Risiko rechtlicher Auseinandersetzungen mit potenziellen Geschäftspartnern.

Grundsätzlich klärt eine Betriebsvereinbarung Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation und legt fest, wie Partner Pflichten, Einnahmen und Verbindlichkeiten teilen. Eine Betriebsvereinbarung reduziert Ihr Risiko erheblich, in einen Rechtsstreit verwickelt zu werden, falls eine Ihrer Geschäftsbeziehungen scheitert.

Implementierung von Cybersecurity-Grundlagen

Für jedes kleine Unternehmen besteht ein erhebliches Risiko eines Datenverstoßes. Glücklicherweise gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, dieses Risiko zu mindern, hauptsächlich durch die Einhaltung von IT-Best Practices. Beispiele hierfür sind:

• Sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter umfassend in der Risikoerkennung, Passwortnutzung und anderen IT-Grundlagen geschult sind.
• Verwendung von Firewalls und Verschlüsselungssoftware zum Schutz sensibler Daten.
• Vorhandensein eines Datenwiederherstellungsplans, einschließlich routinemäßiger Datensicherungen.

Erwerb relevanter Versicherungen

Versicherung ist eines der wichtigsten Instrumente zur Minderung von Geschäftsrisiken. Während die erforderlichen Sicherheitsarten je nach Unternehmen und Bundesstaat variieren können, gibt es eine Reihe von Optionen, die in Betracht gezogen werden sollten. Dazu gehören allgemeine Haftpflichtversicherung, Arbeitsunfallversicherung, Fehler- und Unterlassungsversicherung und mehr.

Der beste Weg, um die spezifischen Versicherungsbedürfnisse Ihres Unternehmens zu bewerten und sicherzustellen, dass Sie den richtigen Schutz haben, besteht darin, direkt mit einem unabhängigen Versicherungsbroker zu sprechen.

Diversifizierung der Einnahmequellen

Obwohl kein kleines Unternehmen vollständig vor Marktrückgängen und anderen wirtschaftlichen Veränderungen geschützt ist, gibt es einige grundlegende Praktiken, die dazu beitragen können, das Risikoniveau in Schach zu halten. Eine der wichtigsten Möglichkeiten, wirtschaftliche Risiken zu minimieren, ist die Diversifizierung der Einnahmequellen. 

Anstatt sich auf eine einzige Einkommensquelle zu verlassen (um alle Eier in einen Korb zu legen, sozusagen), ist es wichtig, mehrere Märkte oder Verbraucherzielgruppen zu suchen. Diversifizierung ist eine der besten Möglichkeiten, um eine größere wirtschaftliche Widerstandsfähigkeit zu erreichen.

Planung für Krisen

Schließlich sollten Sie daran denken, dass Krisen jedes Unternehmen und zu jeder Zeit treffen können, sei es in Form einer Pandemie, einer Naturkatastrophe, eines Cyberangriffs oder eines PR-Desasters. Es ist wichtig, einen Plan zu haben, um auf jede Krise zu reagieren und die Folgen zu mildern.

Ihr Krisenplan sollte Kommunikationsstrategien und Wiederherstellungsschritte sowie alle rechtlichen Vorkehrungen, die unter Berücksichtigung getroffen werden müssen, umreißen.

Machen Sie Sicherheit zum zentralen Thema in Ihrem kleinen Unternehmen

Alles, was es wert ist, getan zu werden, geht mit einem gewissen Risiko einher. Für Kleinunternehmer kann dieses Risiko beängstigend sein, aber zum Glück gibt es viele Schritte, die das Risikoniveau in Schach halten können. Diese Strategien ermöglichen es, ein gewisses Maß an innerem Frieden zu fühlen, während Sie den Erfolg Ihres kleinen Unternehmens verfolgen.